Checkliste zur Qualitätssicherung von Rückbuchungen

Einleitung

Die Qualität Ihrer Rückbuchungsantworten kann den Unterschied zwischen einem verlorenen und einem gewonnenen Streitfall ausmachen. Diese Checkliste zur Qualitätssicherung hilft Ihnen, häufige Fehler zu vermeiden und Ihre Beweisdokumente zu optimieren, bevor Sie sie über Shopify Payments einreichen.

Checkliste zur Qualitätssicherung

1. Überprüfen Sie die Vollständigkeit der Beweise: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente vorhanden sind, einschließlich AVS-Ergebnissen, CVV-Ergebnissen und Versandnachweisen. Überprüfen Sie im Shopify Admin unter Bestellungen > Dispute, ob alle benötigten Beweise hochgeladen wurden.
2. Prüfen Sie die Lesbarkeit der Dokumente: Achten Sie darauf, dass alle eingescannten Dokumente und Screenshots klar und gut lesbar sind. Unleserliche Beweise werden oft ignoriert.
3. Erzählen Sie eine kohärente Geschichte: Ihre Beweisdokumente sollten eine klare und zusammenhängende Erzählung bieten, die den Fall aus Ihrer Sicht darstellt. Nutzen Sie das Kommentarfeld im Shopify Dispute-Bereich, um Ihre Argumentation zu strukturieren.
4. Verifizieren Sie die Richtigkeit der Daten: Überprüfen Sie alle Daten auf Richtigkeit, insbesondere Adressen, Transaktionsdaten und Kundennamen. Fehlerhafte Informationen können Ihre Glaubwürdigkeit untergraben.
5. Belegen Sie Kundenkommunikation: Fügen Sie relevante E-Mails oder Chat-Verläufe bei, die Ihre Position unterstützen. Diese sollten im Shopify Admin unter Kunden > Kommunikation abrufbar sein.
6. Nutzen Sie 3-D Secure und andere Authentifizierungen: Wenn verfügbar, fügen Sie Beweise für die Authentifizierung wie 3-D Secure hinzu, die zeigen, dass die Transaktion vom Karteninhaber autorisiert wurde.
7. Überprüfen Sie die Fristen: Stellen Sie sicher, dass Sie die Rückbuchungsantwort innerhalb der von Ihrem Zahlungsabwickler vorgegebenen Frist einreichen. Prüfen Sie die Frist im Shopify Admin unter Bestellungen > Dispute.

Häufige Fehler

• Unvollständige oder fehlerhafte Beweise einreichen.
• Unleserliche Dokumente oder Screenshots verwenden.
• Unzusammenhängende oder unklare Erzählungen bieten.
• Fristen für die Einreichung verpassen.
• Keine ausreichende Kundenkommunikation belegen.

Wann Sie die Checkliste erneut durchgehen sollten

Überprüfen Sie diese Checkliste vor jeder Rückbuchungsantwort, insbesondere wenn Sie neue Teammitglieder einarbeiten oder Ihre Erfolgsquote bei Rückbuchungen verbessern möchten. Aktualisieren Sie Ihre Prozesse regelmäßig, um mit den neuesten Anforderungen der Kartenanbieter und Zahlungsabwickler Schritt zu halten.