Guide complet des délais de réponse aux rétrofacturations

Respecter les délais de rétrofacturation est absolument essentiel pour protéger votre entreprise. Manquer un délai signifie l'acceptation automatique de la rétrofacturation — des revenus perdus et des dommages potentiels à votre statut de commerçant.

Délais de réponse par réseau de cartes

Visa Claims Resolution (VCR)

• Réponse initiale : 30 jours calendaires à partir de la notification
• Pré-arbitrage : 30 jours calendaires à partir de la décision
• Dépôt d'arbitrage : 10 jours calendaires à partir de la décision de pré-arbitrage

Résolution des litiges Mastercard

• Première réponse : 45 jours calendaires à partir de la notification
• Deuxième rétrofacturation : 45 jours calendaires à partir de la première décision
• Arbitrage : 45 jours calendaires à partir de la deuxième décision

American Express

• Délai de réponse : 20 jours calendaires à partir de la demande
• Réponse à la rétrofacturation : 20 jours calendaires
• Appel : 20 jours calendaires à partir de la décision

Discover

• Temps de réponse : 20 jours calendaires à partir de la notification
• Appel : 20 jours calendaires à partir de la décision
• Arbitrage : 20 jours calendaires à partir de la décision d'appel

Gestion critique des délais

Jour 0-3 : Notification et évaluation

1. Examen immédiat : Évaluer le code de motif dans les 24 heures
2. Collecte de preuves : Commencer à rassembler la documentation
3. Stratégie de réponse : Décider de contester ou d'accepter
4. Attribution d'équipe : Assigner la responsabilité

Jour 4-20 : Collecte et compilation des preuves

• Rassembler les enregistrements de transactions, communications clients, confirmations de livraison
• Compiler la documentation de soutien
• Organiser les preuves selon les exigences du code de motif
• Rédiger un récit convaincant

Jour 21-25 : Révision et contrôle qualité

• Révision interne des preuves compilées
• Révision juridique si applicable
• Contrôle d'assurance qualité
• Mise en forme et organisation finales

Jour 26-28 : Soumission et confirmation

• Soumettre la réponse via le portail du processeur de paiement
• Obtenir la confirmation de soumission
• Documenter la date et l'heure
• Archiver le dossier complet

Le coût des délais manqués

Manquer un délai entraîne l'acceptation automatique. Pour une transaction de 500 € : montant (500 €), frais (25 €), frais de surveillance potentiels (500 €+) — coût total de plus de 1 025 €.